La compliance

L'obiettivo della gestione della Compliance di Witzenmann è il rispetto delle disposizioni di legge applicabili al Gruppo Witzenmann in tutto il mondo, delle linee guida interne dell'azienda, dei principi etici fondamentali e degli standard internazionali.

Il CMS riguarda l'intero Gruppo Witzenmann. È allineato alle attività e ai requisiti aziendali di Witzenmann e si rivolge principalmente alle aree che sono state identificate come rilevanti per Witzenmann nell'ambito delle analisi dei rischi. I punti focali dell'attività di Compliance di Witzenmann sono i diritti umani e la tutela dell'ambiente, la protezione dei dati, la conformità dei prodotti, la normativa antitrust, la prevenzione della corruzione, la prevenzione del riciclaggio di denaro, il controllo delle esportazioni e i requisiti sanzionatori.

Una condotta etica e rispettosa della legge e dell'integrità è alla base delle attività commerciali di Witzenmann. Ciò è stabilito nel Codice di condotta Witzenmann.

Il management e i dirigenti di Witzenmann sono pienamente impegnati in questo senso e lo vivono nei confronti dei propri dipendenti ("Tone from the Top/Middle").

I dipendenti hanno la possibilità di contattare in qualsiasi momento i loro superiori, la direzione o il responsabile della Compliance per domande sulla Compliance e per segnalazioni di rischi o irregolarità. Un sistema di segnalazione è disponibile anche per tutti i dipendenti, dove gli informatori sono soggetti a una protezione speciale.

La Compliance è un compito di leadership per tutti i manager dell'azienda. Le misure organizzative, in particolare la predisposizione di processi adeguati e trasparenti e la messa a disposizione delle risorse necessarie, garantiscono lo svolgimento del CMS all'interno dell'intero Gruppo Witzenmann.

La responsabilità del CMS ricade sull'Ufficio Legale e Compliance di Witzenmann GmbH, che riferisce regolarmente e, se necessario, immediatamente, direttamente all'Amministratore Delegato responsabile. L'ufficio Legale e Compliance sviluppa gli standard di gestione della Compliance a livello di Gruppo e fornisce consulenza alle unità aziendali come primo punto di contatto per tutte le questioni di conformità.

L'Ufficio Legale e Compliance è supportato dalla rete mondiale di Compliance del Gruppo Witzenmann. Per ogni filiale internazionale esiste un referente locale per la Compliance. Supporta la direzione nel rispetto delle regole e nell'attuazione della gestione della Compliance in loco, in particolare per quanto riguarda l'attuazione degli standard a livello di Gruppo e l'osservanza delle rispettive leggi locali applicabili.

L'analisi del rischio di Compliance costituisce la base per la gestione dei rischi di Compliance in Witzenmann. Nell'ambito delle analisi periodiche del rischio di Compliance, l'organizzazione viene sistematicamente esaminata per individuare i rischi legati alla Compliance. I rischi identificati vengono registrati, analizzati e valutati.

Se circostanze particolari lo richiedono, l'analisi regolare del rischio di Compliance viene integrata da audit e valutazioni del rischio legate agli eventi.

Sulla base dei rischi di Compliance identificati, Witzenmann sviluppa e implementa principi e misure per ridurre il rischio di violazioni della Compliance. Esse comprendono:

• il Codice di Condotta Witzenmann per i dipendenti,
• il Codice di Condotta Witzenmann per i fornitori,
• linee guida e documenti di orientamento specifici per ogni argomento,
• istruzioni di processo, di lavoro e organizzative,
• il controllo dei partner commerciali,
• formazione, programmi di e-learning e workshop,
• il sistema di segnalazione riservato e, se desiderato, anonimo,
• il servizio di consulenza sulle questioni di Compliance.

Witzenmann informa i dipendenti e i partner commerciali in vari modi sugli standard di Compliance che si applicano in Witzenmann, tra cui comunicazioni interne da parte della Direzione Generale e dell'Ufficio Legale e Compliance, in conversazioni personali, quando si risponde alle richieste dei clienti e attraverso pubblicazioni su Intranet e Internet.

I dipendenti di Witzenmann vengono formati a intervalli regolari sui temi di Compliance che li riguardano di volta in volta. In questo modo, viene insegnato loro come comportarsi con integrità e nel rispetto delle regole nella vita lavorativa di tutti i giorni. Il programma di formazione orientato alla domanda comprende sia la formazione in aula che l'e-learning.

Nell'ambito delle analisi dei rischi condotte regolarmente, i contenuti della Compliance vengono illustrati in colloqui personali con i funzionari di tutte le divisioni aziendali interessate. I funzionari possono nominare i rischi di Compliance delle loro aree e intervistare gli esperti di Compliance.

Tutti i dipendenti e gli organi esecutivi di Witzenmann hanno inoltre la possibilità di ottenere in qualsiasi momento una valida consulenza su questioni di Compliance da parte dell'Ufficio Legale e Compliance. Se necessario, vengono consultati consulenti legali specializzati.

Witzenmann verifica continuamente il CMS per verificarne l'efficacia e l'adeguatezza, nonché l'eventuale necessità di modifiche. Se sorgono nuovi requisiti legali, cambiano i rischi o se ne aggiungono di nuovi, il sistema viene adattato alle nuove circostanze. A tal fine, vengono sviluppati e successivamente implementati cataloghi di misure e processi.

I risultati delle analisi del rischio di Compliance, gli audit, i suggerimenti dei dipendenti e dei dirigenti e, se del caso, le informazioni del sistema di denuncia vengono utilizzati per sviluppare e migliorare continuamente il sistema.